GAEB DA 83 rein, DA 84 raus — was hinter den kryptischen Dateiendungen steckt

Die Mail vom Auftraggeber hat einen Anhang: Projekt_Rohrleitungsbau_LV.X83. Outlook zeigt ein leeres Symbol, Excel weigert sich, und irgendwer im Büro sagt den Satz, der jedes Jahr sechsstellige Beträge kostet:

„Frag mal nach, ob die uns das nicht als PDF schicken können.“

Können sie. Und dann kalkulieren Sie ein Leistungsverzeichnis mit 220 Positionen von Hand ab — und schicken ein Angebot zurück, das der Auftraggeber ebenfalls von Hand abtippen muss. Beide Seiten zahlen für eine Datei, die genau dafür gemacht wurde, das zu verhindern.

Dieser Beitrag erklärt, was hinter den Endungen steckt, warum die Ordnungszahl wichtiger ist als der Preis — und welche fünf Fehler beim Zurückschicken regelmäßig Geld kosten.

Der Buchstabe sagt das Alter, die Zahl den Zweck

GAEB steht für den „Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen“. Der gibt seit Jahrzehnten vor, wie Leistungsverzeichnisse zwischen Auftraggeber, Planer und ausführendem Betrieb wandern. Jede Dateiendung besteht aus zwei Teilen.

Der Buchstabe ist die Formatgeneration:

D — GAEB 90, ein zeilenbasiertes Textformat aus den Neunzigern. Läuft noch erstaunlich oft durch die Gegend.

P — GAEB 2000, die Zwischenstufe.

X — GAEB DA XML, der aktuelle Standard (seit 2002, heute in den Versionen 3.1, 3.2 und 3.3).

Die Zahl ist die Phase im Vergabeprozess:

81 — das Leistungsverzeichnis, noch ohne Vergabekontext

83 — die Angebotsaufforderung: Der Auftraggeber fragt, was es kostet

84 — die Angebotsabgabe: Ihre Antwort

85 — das Nebenangebot

86 — das Auftrags-LV: der Zuschlag

.X83 ist also nichts anderes als: aktuelles XML-Format, Angebotsaufforderung. Und .X84 ist die Antwort darauf. Eine .D83 will dasselbe, nur in der Schreibweise von 1990.

Die Rundreise: 83 raus, 84 zurück.

Der Punkt, den man verstanden haben muss: DA 83 und DA 84 sind kein Dateipaar, sondern zwei Hälften desselben Vorgangs. Und sie enthalten bewusst nicht dasselbe.

In der DA 83 steht alles, was Sie zum Kalkulieren brauchen: Ordnungszahl, Kurz- und Langtext jeder Position, Menge, Einheit, die Gliederung in Lose und Titel. Was dort nicht steht, sind Preise — kein Einheitspreis, kein Gesamtbetrag. Preisfelder gibt es in diesem Format schlicht nicht.

In der DA 84 steht fast nur, was Sie ergänzt haben: Ordnungszahl, Menge, Einheitspreis, Gesamtbetrag, die Summen je Bereich und Ihre Bieteranschrift. Die Positionstexte fehlen — und das ist kein Versehen. Der Empfänger hat sie ja schon. Er legt Ihre Antwort neben seine ursprüngliche Datei und führt beide zusammen.

Zusammengeführt wird über genau ein Merkmal: die Ordnungszahl.

Die Ordnungszahl ist der Schlüssel — und deshalb unantastbar

Die OZ ist keine Zierde, sie ist der Datenbankschlüssel des ganzen Vorgangs. Ihr Preis für Position 01.10.0010 landet beim Auftraggeber an genau der Zeile, die dieselbe Nummer trägt. An keiner anderen.

Daraus folgen drei Regeln, die keine Verhandlungssache sind:

Nummerieren Sie nichts um. Auch nicht „nur zur besseren Übersicht“.

Löschen Sie keine Zeile, auch keine, die Sie nicht anbieten wollen. Dafür gibt es ein eigenes Kennzeichen (dazu gleich mehr).

Erfinden Sie keine Zeilen dazu. Eine Position, die in der DA 83 nicht stand, hat in der DA 84 keine Heimat — sie fällt beim Empfänger stillschweigend heraus oder wirft seine Zuordnung durcheinander.

Ein Detail am Rande, das erklärt, warum manche Software beim Export komische Nummern produziert: Ein einzelnes OZ-Segment darf im XML-Format keinen Punkt enthalten und höchstens 14 Zeichen lang sein. Eine mehrstufige Ordnungszahl wie 01.10.0010 existiert in der Datei gar nicht als solche — sie entsteht erst aus der Gliederung, Segment für Segment. Wer das beim Erzeugen der Antwortdatei nicht sauber nachbaut, verschickt Preise, die beim Empfänger unter der falschen Position landen. Bepreist, plausibel aussehend, falsch.

Fünf Fehler, die beim Zurückschicken Geld kosten

1. Nicht angebotene Positionen mit 0,00 € füllen

Das ist der teuerste Klassiker. Eine Null im Einheitspreis ist in einem verbindlichen Angebot die Zusage, diese Leistung kostenlos zu erbringen — nicht der Hinweis, dass Sie sie nicht anbieten. Für „bieten wir nicht an“ hat das Format ein eigenes Kennzeichen. Wer es nicht setzt, verkauft Material zum Nulltarif oder fliegt aus der Wertung.

2. Bedarfspositionen wie normale Positionen behandeln

GAEB kennt zwei Sorten von Bedarfspositionen: eine, die in der Angebotssumme mitzählt, und eine, die es ausdrücklich nicht tut. Beide sehen im LV fast gleich aus. Wer sie über einen Kamm schert, liefert eine Endsumme, die nicht zu den Einzelpositionen passt — und zwar meistens in die für Sie teure Richtung. Wir haben das an einer echten Kundendatei mit 29 Zeilen gesehen: fünf Bedarfspositionen, 804 Euro Abweichung, kein einziger Warnhinweis.

3. Der Umweg über Excel

Der übliche Notbehelf: X83 irgendwie nach Excel wandeln, dort kalkulieren, PDF zurückschicken. Damit ist die maschinelle Rundreise unterbrochen — der Auftraggeber tippt Ihre Preise ab oder legt Ihr Angebot in den Preisspiegel, wo es sich schlechter vergleichen lässt als die der Wettbewerber, die richtig geliefert haben. Bei öffentlichen Ausschreibungen kann eine geforderte, aber nicht gelieferte DA 84 schlicht zum Ausschluss führen.

4. Auf zwei Nachkommastellen runden

Der Einheitspreis hat im GAEB-XML drei Nachkommastellen, der Gesamtbetrag zwei. Das ist kein Schönheitsfehler im Schema, sondern gedacht für alles, was in großer Stückzahl kalkuliert wird — Dichtungen, Schrauben, Schweißnähte, laufende Meter Rohr. Wer stur auf Cent rundet, verschiebt bei fünfstelligen Mengen den Gesamtbetrag sichtbar. Und eine Zeile, deren Gesamtbetrag nicht zu Menge mal Einheitspreis passt, fällt beim Empfänger auf.

5. Word-Reste und die falsche Formatversion

Zwei Gründe, warum eine Datei beim Empfänger „nicht eingelesen werden kann“, obwohl sie augenscheinlich in Ordnung ist: Erstens Steuerzeichen, die beim Kopieren aus Word in einen Positionstext gerutscht sind — ein einziger Seitenvorschub macht eine XML-Datei unlesbar. Zweitens eine Versionsangabe, die nicht zum Inhalt passt. Ein Programm, das eine 3.2 erwartet und eine 3.1 bekommt, meldet keinen sinnvollen Fehler, es verweigert die Datei komplett.

Warum das im Rohrleitungsbau besonders weh tut

Ein LV im Anlagen- und Rohrleitungsbau hat selten 30 Positionen. Es hat 200, 600 oder 2.000 — aufgeteilt in Lose, Titel und Untertitel, gespickt mit Bedarfspositionen, Zulagen und Stundenlohnarbeiten. Genau die Struktur, die sich in Excel innerhalb einer Kalkulation auflöst, weil dort niemand mehr sieht, welche Zulage zu welcher Hauptposition gehört.

Dazu kommt die zweite Rundreise, die viele gar nicht als solche wahrnehmen: Sie holen für dieselbe Ausschreibung Preise bei Ihren Lieferanten ein. Auch das ist eine Angebotsaufforderung — Sie sind in dieser Richtung der Auftraggeber. Wer sein Teil-LV als DA 83 an den Lieferanten schickt und dessen DA 84 automatisch zurück in die eigene Kalkulation laufen lässt, spart den zweiten Abtipp-Durchgang und hat nebenbei einen belastbaren Preisspiegel.

Wie wir das in pAIpe gelöst haben

In pAIpe ziehen Sie die X83 in das Projekt und bekommen ein strukturiertes Leistungsverzeichnis — mit Losen, Titeln, Mengen, Einheiten und Langtexten an der richtigen Stelle. Sie kalkulieren darin: Material, Stunden, Fremdleistung, Aufschlag. Am Ende erzeugt pAIpe die DA 84, die genau die Zeilen enthält, die der Kunde geschickt hat — mit seinen Ordnungszahlen, sauber gekennzeichneten Bedarfspositionen und nicht angebotenen Positionen, geprüft gegen das offizielle Schema.

In die andere Richtung funktioniert derselbe Weg: Anfrage an den Lieferanten als DA 83 raus, sein Angebot als DA 84 wieder rein — und die Preise landen in Ihrer Kalkulation an der Position, zu der sie gehören.

Der eigentliche Gewinn ist nicht die gesparte Tipparbeit. Es ist, dass die Zahl, die Sie kalkuliert haben, und die Zahl, die beim Auftraggeber ankommt, garantiert dieselbe ist.

Sie haben eine X83 auf dem Tisch und wollen sehen, was pAIpe daraus macht? Schicken Sie uns die Datei — wir zeigen Ihnen das eingelesene LV und die fertige X84 im Gespräch.