Datenschutzerklärung der pAIpe-App

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

pAIpe ist eine Software für Unternehmen. Die App nutzen Beschäftigte und Partner von Unternehmen, die pAIpe einsetzen (im Folgenden „Ihr Unternehmen“). Ihr Konto richtet Ihr Unternehmen ein; in der App selbst kann man sich nicht registrieren.

Für die Daten, die Sie in der App erfassen oder abrufen – zum Beispiel Arbeitszeiten, Bautagebuch-Einträge oder Unterweisungen –, ist Ihr Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, ausschließlich nach den Weisungen Ihres Unternehmens und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Fragen und Anträge zu diesen Daten richten Sie bitte an Ihr Unternehmen; erreichen sie uns, leiten wir sie dorthin weiter.

Soweit wir Daten für eigene Zwecke verarbeiten – für den sicheren Betrieb der App und unserer Server –, sind wir selbst verantwortlich:

Flexhub IT Solutions GmbH
Stubenwald-Allee 21a
64625 Bensheim
E-Mail: [email protected]

2. Anmeldung, Gerät und Server-Protokolle

Sie melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort oder mit Personalnummer und PIN an. Nach der Anmeldung speichert die App ein Sitzungsmerkmal im geschützten Speicher des Geräts (Android Keystore bzw. iOS-Schlüsselbund), damit Sie angemeldet bleiben.

Wird das Gerät bei Ihrem Unternehmen angemeldet (Gerätekopplung), übermittelt die App eine zufällig erzeugte Gerätekennung, den Gerätenamen, das Betriebssystem mit Version und die App-Version. Die Angaben dienen dazu, das Gerät freizugeben und zu verwalten. Hardware-Kennungen wie die IMEI liest die App nicht aus.

Bei jedem Zugriff verarbeiten unsere Server technisch notwendige Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse. Wir nutzen sie, um den Dienst bereitzustellen und gegen Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und bewahren sie nur so lange auf, wie es dafür nötig ist.

3. Daten, die Sie in der App erfassen

Welche Funktionen Sie sehen, legt Ihr Unternehmen fest. Je nach Freischaltung verarbeitet die App insbesondere:

• Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Stundenzettel
• Aufträge und Einsätze einschließlich Einsatzberichten
• Bautagebuch-Einträge mit Text, Fotos und Sprachaufnahmen
• Fotos und Angaben zu Fahrzeugen, Geräten und Anlagen
• Fertigung, Wareneingang, Zeichnungen und Prüfdokumentation, etwa zu Schweißnähten
• Unterweisungen, Arbeitsanweisungen und Mitarbeiterinformationen mit Lesebestätigung und handschriftlicher Unterschrift
• Unfall- und Ereignismeldungen – sie können Angaben zu Verletzungen und damit Gesundheitsdaten enthalten (Art. 9 DSGVO)
• Nachrichten an Kolleginnen und Kollegen (Chat)

Rechtsgrundlage ist in der Regel die Durchführung Ihres Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnisses und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten Ihres Unternehmens, etwa im Arbeitsschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO). Wie lange die Daten gespeichert bleiben, bestimmt Ihr Unternehmen. Endet dessen Vertrag mit uns, löschen wir die Daten nach seiner Weisung.

4. Zugriffe auf Ihr Gerät

Die App fragt nach einer Berechtigung erst, wenn Sie eine Funktion nutzen, die sie braucht. Sie können jede Berechtigung ablehnen und in den Einstellungen des Geräts jederzeit wieder entziehen; dann steht nur die betroffene Funktion nicht zur Verfügung.

• Kamera: zum Scannen von QR- und Barcodes und für Fotos. Codes wertet die App auf dem Gerät aus; Fotos überträgt sie erst, wenn Sie sie speichern.
• Standort (genau oder ungefähr): nur während Sie die App benutzen und nur bei bestimmten Aktionen – wenn Sie einen Bautagebuch-Eintrag oder eine Prüfdokumentation anlegen, die Navigation zu einem Auftrag starten (zur Schätzung der Fahrzeit) oder den Einsatzort eines neuen Projekts übernehmen. Eine Ortung im Hintergrund oder ein Bewegungsprotokoll gibt es nicht.
• Mikrofon: für Sprachaufnahmen im Bautagebuch. Die Aufnahme läuft nur, solange Sie sie gestartet haben.
• Kontakte: um einen einzelnen Kontakt, den Sie auswählen, als Kundenangabe zu übernehmen (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift). Das Adressbuch als Ganzes wird nicht übertragen.
• Fotos und Dateien: über die Auswahl des Systems; die App erhält nur, was Sie auswählen.
• Mitteilungen: für Push-Mitteilungen (siehe Abschnitt 5).

5. Push-Mitteilungen

Für Push-Mitteilungen nutzen wir Firebase Cloud Messaging von Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die App erhält dafür eine Kennung für Mitteilungen, die wir zusammen mit Ihrem Konto speichern. Titel und Kurztext einer Mitteilung laufen über die Server von Google. Dabei kann eine Übermittlung an die Google LLC in den USA stattfinden; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO).

Andere Firebase-Dienste wie Analytics oder Crashlytics setzen wir nicht ein. Mitteilungen können Sie in den Einstellungen des Geräts abschalten.

6. KI-Funktionen

Einige Funktionen nutzen künstliche Intelligenz: Sprachaufnahmen im Bautagebuch werden verschriftlicht und gegliedert, Einsatzberichte vorformuliert, Dokumente und Fotos ausgewertet. Dafür nutzen wir den Azure OpenAI Service von Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) in Rechenzentren innerhalb der EU. Microsoft verwendet die Inhalte nicht zum Training seiner Modelle. Ob KI-Funktionen zur Verfügung stehen, entscheidet Ihr Unternehmen.

7. Übertragung und Speicherort

Die App überträgt alle Daten verschlüsselt (TLS). Die Server von pAIpe stehen in Deutschland. Der Datenverkehr läuft über Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA), das unsere Server vor Angriffen schützt und die Verbindungen weiterleitet; dabei verarbeitet Cloudflare die übertragenen Daten. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

E-Mails, etwa zum Zurücksetzen des Passworts, versenden wir über Brevo (Sendinblue GmbH, Köln) innerhalb der EU.

8. Daten auf dem Gerät

Ohne Netz speichert die App erfasste Arbeitszeiten, Bautagebuch-Einträge und Fotos vorübergehend auf dem Gerät und überträgt sie, sobald wieder eine Verbindung besteht. Beim Abmelden löscht die App die auf dem Gerät gespeicherten Daten; liegen noch nicht übertragene Einträge vor, weist sie vorher darauf hin. Mit dem Deinstallieren der App werden alle ihre Daten vom Gerät entfernt.

9. Keine Werbung, kein Tracking

Die App zeigt keine Werbung, enthält keine Werbe- oder Analysedienste und gibt keine Daten zu Werbezwecken weiter. Wir verkaufen keine Daten.

10. Konto löschen

Ihr Konto verwaltet Ihr Unternehmen. Möchten Sie Ihr Konto und die zugehörigen Daten löschen lassen, wenden Sie sich bitte an Ihr Unternehmen oder schreiben Sie uns an [email protected] – wir stimmen die Löschung dann mit Ihrem Unternehmen ab. Daten, die Ihr Unternehmen aus gesetzlichen Gründen aufbewahren muss (zum Beispiel Arbeitszeit- oder Unterweisungsnachweise), können erst nach Ablauf dieser Fristen gelöscht werden.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Für Daten, die wir im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeiten, ist Ihr Unternehmen Ihr Ansprechpartner. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der für uns zuständigen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

12. Änderungen

Ändern sich die Funktionen der App oder die eingesetzten Dienstleister, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.