Unterweisung wiederholen: Fristen nach ArbSchG und DGUV
Diese Seite beantwortet zuerst die Frage und erklärt danach den Zusammenhang: Unterweisungsfristen, Qualifikationsnachweise und die Nachweispflichten bei Fremdpersonal hängen aneinander. Jede Angabe nennt ihre Rechtsgrundlage, damit Sie sie selbst nachlesen können. Sie ersetzt keine Prüfung durch die verantwortliche Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Wie oft muss eine Sicherheitsunterweisung wiederholt werden?
Mindestens einmal im Jahr — das ist die Untergrenze aus DGUV Vorschrift 1 § 4, die dort zugleich die Dokumentation der Unterweisung verlangt. Das Arbeitsschutzgesetz selbst nennt in § 12 kein Intervall, sondern Anlässe: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. Kürzer ist die Frist für Jugendliche (halbjährlich, JArbSchG § 29); bei Tätigkeiten mit Gefahr- oder Biostoffen bleibt es beim Jahresrhythmus, dort sind aber Form und Nachweis strenger geregelt — arbeitsplatzbezogen, mündlich, schriftlich festgehalten. Welche Inhalte überhaupt zu unterweisen sind, entscheidet nicht der Kalender, sondern die Gefährdungsbeurteilung nach ArbSchG § 5.
| Wen oder was es betrifft | Wiederholung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Alle Beschäftigten, allgemeine Unterweisung | vor Aufnahme der Tätigkeit, danach mindestens einmal jährlich — und zu dokumentieren | DGUV Vorschrift 1 § 4 |
| Einstellung, Veränderung im Aufgabenbereich, neues Arbeitsmittel, neue Technologie | vor Aufnahme der Tätigkeit; danach an die Gefährdungsentwicklung angepasst | ArbSchG § 12 |
| Jugendliche unter 18 Jahren | vor Beginn der Beschäftigung und bei wesentlicher Änderung; Wiederholung mindestens halbjährlich | JArbSchG § 29 |
| Tätigkeiten mit Gefahrstoffen | vor Aufnahme, danach mindestens jährlich — arbeitsplatzbezogen und mündlich; Inhalt und Zeitpunkt schriftlich, durch Unterschrift bestätigt | GefStoffV § 14 |
| Tätigkeiten mit Biostoffen | vor Aufnahme, danach mindestens jährlich, mündlich | BioStoffV § 14 |
| Verwendung von Arbeitsmitteln | vor der Verwendung, danach mindestens jährlich; in verständlicher Form und Sprache | BetrSichV § 12 |
| Leiharbeitnehmer | der Entleiher unterweist vor dem Einsatz und trägt die Arbeitsschutzpflichten | ArbSchG § 12, AÜG § 11 |
| Fremdfirmen auf dem eigenen Gelände | Zusammenarbeit und Abstimmung vor Arbeitsbeginn; vergewissern, dass die Fremdbeschäftigten angemessene Anweisungen erhalten haben | ArbSchG § 8, DGUV Vorschrift 1 § 6 |
| Nach Unfall, Beinaheunfall oder neuer Erkenntnis aus der Gefährdungsbeurteilung | sofort, ohne das Jahresintervall abzuwarten | ArbSchG § 12, DGUV Vorschrift 1 § 4 („erforderlichenfalls“) |
| Ersthelfer — Fortbildung, keine Unterweisung | in der Regel alle zwei Jahre | DGUV Vorschrift 1 § 26 |
Stand: August 2026. Die Tabelle nennt Mindestfristen — Ihre Gefährdungsbeurteilung kann kürzere Abstände ergeben. Für einzelne Tätigkeiten gelten eigene Regelwerke mit eigenen, meist jährlichen Fristen (etwa DGUV Vorschrift 70 „Fahrzeuge“ oder DGUV Grundsatz 308-001 für Flurförderzeuge); die dortigen Fundstellen bitte im Einzelfall an der Quelle prüfen. Keine Rechtsberatung.
Jährlich ist die Untergrenze, nicht der Plan
Das Arbeitsschutzgesetz nennt in § 12 keine Frist. Es nennt Anlässe: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei Einführung neuer Arbeitsmittel oder einer neuen Technologie — jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit. Erst DGUV Vorschrift 1 § 4 setzt die bekannte Untergrenze: erforderlichenfalls öfter, mindestens aber einmal jährlich. In der Praxis wird diese Reihenfolge meist umgedreht. Es gibt einen Jahrestermin, alle sitzen im Schulungsraum, der Nachweis ist erbracht. Der Anlassfall fällt dabei durch: Der Monteur, der im März auf eine andere Baustelle mit anderen Gefährdungen wechselt, ist nach der Januar-Unterweisung formal versorgt und inhaltlich nicht. Rechtlich ist es andersherum gedacht — der Anlass löst die Pflicht aus, das Jahresintervall fängt nur ab, was ohne Anlass sonst nie wieder passieren würde. Was inhaltlich zu unterweisen ist, steht ebenfalls nicht im Kalender. Es kommt aus der Gefährdungsbeurteilung nach ArbSchG § 5, die nach § 6 zu dokumentieren ist. Eine Unterweisung ohne dahinterliegende Beurteilung ist eine Vermutung darüber, was gefährlich sein könnte.
Der Nachweis muss den Stand von damals zeigen
Die Unterweisung ist eine Handlung, der Nachweis ist ein Dokument — und geprüft wird das Dokument. DGUV Vorschrift 1 § 4 verlangt die Dokumentation ausdrücklich. Für Gefahrstoffe geht GefStoffV § 14 weiter: Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen. Ein brauchbarer Nachweis beantwortet vier Fragen — wer wurde unterwiesen, wann, worüber genau, und durch wen. Der dritte Punkt fehlt am häufigsten. „Sicherheitsunterweisung 2026“ ist kein Inhalt. Und wenn der Kurs später überarbeitet wird, weil eine Gefährdung dazukommt, muss der alte Nachweis weiterhin zeigen, was im Januar tatsächlich vermittelt wurde, nicht was heute im Kurs steht. Dazu kommt die Sprache: GefStoffV § 14 und BetrSichV § 12 verlangen eine für die Beschäftigten verständliche Form und Sprache. Bei einer polnisch- oder rumänischsprachigen Kolonne ist eine Unterschrift unter einem deutschen Text kein Beleg für Verständnis, sondern nur für Anwesenheit.
Was neben der Unterweisung an derselben Person hängt
Die Unterweisung ist nur eine von mehreren Fristen, die an einer Person hängen. Daneben stehen die arbeitsmedizinische Vorsorge nach ArbMedVV, Befähigungs- und Sachkundenachweise sowie Personenzertifikate. Diese Uhren laufen unterschiedlich schnell: die allgemeine Unterweisung jährlich, die Ersthelfer-Fortbildung in der Regel alle zwei Jahre (DGUV Vorschrift 1 § 26), Vorsorgeintervalle je nach Anlass, Personenzertifikate nach dem Regelwerk, das sie ausstellt. Die konkreten Zahlen gehören in die jeweilige Quelle, nicht in eine Faustregel. Als Liste pro Person ist das nicht steuerbar. Steuerbar wird es als Matrix: Zeilen sind Menschen, Spalten sind Qualifikationen, jede Zelle trägt zwei Informationen — was die Person hat (gültig, läuft ab, abgelaufen, keins) und was sie für ihre Tätigkeit haben muss (Pflicht, optional, nicht erforderlich). Der Soll-Teil ist der unbequemere. Eine Pflicht-Qualifikation, die im Betrieb niemand besitzt, taucht in einer reinen Ist-Liste nicht auf — genau die Lücke, um die es geht, bleibt unsichtbar. Die Spalte muss deshalb auch dann existieren, wenn keine einzige Zelle gefüllt ist.
Fremdpersonal: fremde Leute, eigene Verantwortung
Wer Nachunternehmer oder Leiharbeitnehmer einsetzt, gibt die Arbeitsschutzverantwortung nicht mit ab. ArbSchG § 8 verpflichtet zur Zusammenarbeit, sobald Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig werden, und dazu, sich zu vergewissern, dass die Fremdbeschäftigten angemessene Anweisungen erhalten haben. Bei Leiharbeit unterweist nach ArbSchG § 12 der Entleiher; AÜG § 11 unterstellt den Einsatz den Arbeitsschutzvorschriften des Entleiherbetriebs. Bei Werkverträgen kommt eine zweite Ebene dazu, die mit Arbeitsschutz nichts zu tun hat, aber am selben Tor hängt: Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Sozialversicherung, Finanzamt und Berufsgenossenschaft, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Betriebshaftpflicht. Bei Entsendung aus dem EU-Ausland zusätzlich Entsendemeldung und Mindestlohnnachweis nach AEntG und MiLoG sowie die A1-Bescheinigung — und die gilt pro Kopf, nicht pro Firma. Bei Drittstaatsangehörigen die Arbeitserlaubnis. Diese Nachweise haben sehr unterschiedliche Laufzeiten. Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung bescheinigt einen Stichtag und veraltet entsprechend schnell; eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG kann Jahre laufen. Wer nur bei Vertragsabschluss prüft, prüft den falschen Zeitpunkt. Entscheidend ist der Tag, an dem die Person das Tor passiert.
Was paipe von dieser Arbeit übernimmt
Die Fristen oben gelten unabhängig davon, womit Sie sie verwalten — eine Tabellenkalkulation tut es auch. Der Unterschied liegt darin, wer rechtzeitig daran denkt und wie ein belastbarer Nachweis entsteht, wenn der Mitarbeiter gar keinen Zugang zur Software hat.
Die Unterweisung kommt zum Mitarbeiter
Teilnehmer brauchen kein Benutzerkonto. Sie öffnen einen Link oder scannen einen QR-Code, weisen sich mit Personalnummer und PIN aus und arbeiten den Kurs auf dem eigenen Telefon durch. Neben der deutschen Fassung, die rechtlich maßgeblich bleibt, stehen 13 weitere Sprachen zur Wahl — darunter Polnisch, Rumänisch, Ungarisch, Türkisch und Arabisch. Der Inhalt wird dafür maschinell übersetzt und trägt den Hinweis, dass im Zweifel die deutsche Fassung gilt. Die Präsenz-Sammelunterweisung ist ebenso abgebildet: Lektionen gemeinsam am Beamer, die Wissensabfrage bleibt personengebunden.
Der Nachweis bleibt, wie er ausgestellt wurde
Jedes Zertifikat speichert Inhaltstext, Kurstitel, Sprache und den gedruckten Namen zum Zeitpunkt der Ausstellung. Wird der Kurs im Mai erweitert, bekommt das Januar-Zertifikat die neue Lektion nicht rückwirkend — es zeigt weiterhin, was tatsächlich vermittelt wurde. Ein QR-Code auf dem Dokument lässt jeden Prüfer die Echtheit ohne Login bestätigen. Ein Nachdruck bei Namensänderung tauscht nur den Namen; Nummer, Gültigkeit und Prüfcode bleiben, damit Papier und Online-Prüfung sich nicht widersprechen.
Fristen melden sich, bevor jemand vor dem Tor steht
Die Qualifikationsmatrix stellt Soll gegen Ist und markiert eine Zelle 28 Tage vor Ablauf. Erinnerungen gehen gestuft heraus — bei Personalzertifikaten 28, 14 und 3 Tage vorher sowie am Ablauftag, bei Nachunternehmer-Nachweisen 30, 14 und 7 Tage —, jede Stufe genau einmal; ein neu hinterlegter Nachweis startet die Stufen von vorn. Für Nachunternehmer ist daraus ein hartes Tor gebaut: Eine Projektzuweisung wird erst freigegeben, wenn alle Pflichtnachweise der Firma und jedes eingesetzten Arbeiters freigegeben und gültig sind. Ohne Übersteuerungsknopf.
Wie viele Nachweise laufen bei Ihnen gerade ab?
Die meisten Betriebe wissen es nicht — das ist der Punkt. Zeigen Sie uns Ihre Qualifikationsübersicht, und wir gehen sie durch.
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