Generationswechsel auf der Baustelle: Wenn der Meister in Rente geht und das Wissen mitgeht

Bis 2036 scheiden über 20 Millionen Erwerbstätige in Deutschland aus dem Berufsleben aus. Mit ihnen verschwindet Erfahrungswissen, das in keinem Handbuch steht. Warum das die Industrie härter trifft als jeder Fachkräftemangel.

Die Zahl, die niemand ignorieren kann

Bis 2036 werden in Deutschland über 20 Millionen Erwerbstätige aus dem Berufsleben ausscheiden – mehr als 30 Prozent des heutigen Arbeitsmarkts. Allein im Maschinenbau gehen in den nächsten zehn Jahren rund 296.000 Beschäftigte in den Ruhestand, während nur etwa 118.000 nachrücken. Das ergibt eine Lücke von bis zu 178.000 Arbeitskräften, wie das Institut der deutschen Wirtschaft in einer aktuellen Studie errechnet hat. In den Kategorien Techniker und Elektriker liegt die Engpassquote bereits heute bei 34 beziehungsweise 43 Prozent.

Diese Zahlen sind alarmierend genug. Aber sie beschreiben nur die eine Hälfte des Problems – die quantitative. Die andere Hälfte ist schwerer zu messen und deshalb weit gefährlicher: Mit jedem erfahrenen Mitarbeiter, der in den Ruhestand geht, verschwindet Wissen, das in keiner Datenbank steht, in keinem Handbuch dokumentiert ist und sich nicht durch eine Stellenausschreibung ersetzen lässt

Was man nicht dokumentieren kann, verliert man

Wenn ein Meister nach 30 Jahren im Anlagenbau sein Werkzeug zum letzten Mal einpackt, nimmt er etwas mit, das kein Organigramm abbildet. Er weiß, welches Ventil in Block 3 im Winter klemmt und wie man es trotzdem dicht bekommt. Er erkennt am Geräusch einer Pumpe, ob sie in drei Wochen ausfällt. Er weiß, welchen Lieferanten man anrufen kann, wenn es am Freitagabend um 18 Uhr dringend wird, und welchen man besser meidet. Dieses Erfahrungswissen – von Experten als implizites oder stilles Wissen bezeichnet – ist das Ergebnis jahrzehntelanger Praxis, tausender gelöster Probleme und unzähliger Situationen, in denen jemand die richtige Entscheidung getroffen hat, ohne sie begründen zu können.

Eine Studie des Dokumentenmanagement-Spezialisten Kyocera zeigt, dass nicht einmal die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland und Österreich den Wissensaustausch in ihrem Unternehmen als strukturiert empfindet. Das bedeutet: In der Mehrheit der Betriebe gibt es schlicht keinen belastbaren Prozess, um Erfahrungswissen weiterzugeben, bevor es das Unternehmen verlässt. Der Bundesverband mittelständische Wirtschaft beziffert die Kosten für den Verlust impliziten Wissens auf bis zu 2,5 Jahresgehälter pro ausscheidendem Wissensträger – und darin sind die Folgekosten durch Fehlentscheidungen, wiederholte Fehler und verlorene Kundenbeziehungen noch nicht eingerechnet.

Die Lücke, die keine Stellenanzeige schließt

Der Reflex vieler Unternehmen ist nachvollziehbar: Stellen ausschreiben, schneller rekrutieren, Gehälter erhöhen. Doch dieser Ansatz greift zu kurz, denn er adressiert nur den Personalmangel, nicht den Wissensverlust. Selbst wenn es gelingt, jede frei werdende Stelle sofort wieder zu besetzen, steht der neue Mitarbeiter vor einer Lernkurve, die ohne Anleitung Jahre dauert.

Boeing lieferte dafür ein prominentes Beispiel: Als die Produktion der 737 hochgefahren wurde, musste das Unternehmen hunderte bereits pensionierte Mechaniker und Ingenieure zurückholen, weil kritisches Wissen über Montageprozesse mit ihnen in den Ruhestand gegangen war und die verbliebene Belegschaft Produktionsprobleme nicht lösen konnte. In der Prozessindustrie sind die Konsequenzen ähnlich greifbar. Ein Siemens-Report zeigt, dass sich die Wiederherstellungszeit nach ungeplanten Stillständen in den letzten fünf Jahren um 60 Prozent verlängert hat – ein direkter Indikator dafür, dass Erfahrungswissen fehlt, das früher selbstverständlich vorhanden war.

Auf der Baustelle spürt man es zuerst

In der produzierenden Industrie und im Anlagenbau trifft der Generationswechsel besonders hart, weil hier Erfahrungswissen nicht nur hilfreich, sondern oft sicherheitsrelevant ist. Wenn der erfahrene Prüfer in Rente geht, der an einer Flanschverbindung sofort gesehen hat, ob die Dichtfläche noch in Ordnung ist, muss sein Nachfolger dieses Auge erst über Jahre entwickeln. Wenn der Bauleiter fehlt, der aus Erfahrung wusste, in welcher Reihenfolge Gewerke koordiniert werden müssen, damit keine Wartezeiten entstehen, wird aus einem reibungslosen Ablauf plötzlich ein teures Durcheinander.

78 Prozent der produzierenden Unternehmen geben in Befragungen an, erhebliche Sorge vor dem sogenannten Brain Drain durch ausscheidende Mitarbeiter zu haben. Über 60 Prozent der befragten Ingenieure bezeichnen den Verlust von sogenanntem Tribal Knowledge – also informellem, mündlich weitergegebenem Wissen – als eines der wichtigsten Probleme ihrer Organisation. Und trotzdem unternehmen die wenigsten Unternehmen systematisch etwas dagegen.

Warum klassische Übergaben scheitern

Die meisten Unternehmen verlassen sich auf die klassische Einarbeitung: Der erfahrene Mitarbeiter zeigt dem neuen, wie es geht. Dieses Prinzip funktioniert, solange genug Zeit vorhanden ist und beide Seiten bereit und in der Lage sind, Wissen zu transferieren. In der Praxis sind diese Bedingungen selten erfüllt. Der ausscheidende Mitarbeiter ist in seinen letzten Monaten oft mit dem Tagesgeschäft ausgelastet und hat keine freien Kapazitäten für strukturierte Wissensübergaben. Der Nachfolger ist häufig noch gar nicht eingestellt, wenn der Vorgänger bereits geht – in vielen Fällen liegt zwischen dem letzten Arbeitstag des einen und dem ersten des anderen eine Lücke von Wochen oder Monaten, in der das Wissen schlicht nicht zugänglich ist.

Hinzu kommt die Natur des Erfahrungswissens selbst. Wer seit 25 Jahren eine Anlage betreut, kann oft gar nicht artikulieren, was er weiß. Er tut Dinge intuitiv, erkennt Muster unbewusst und trifft Entscheidungen auf Grundlage von Erfahrungen, die er längst vergessen hat. Die Aufforderung, dieses Wissen in ein Dokument zu schreiben, ist ungefähr so erfolgversprechend wie die Bitte an einen Konzertpianisten, sein Können in einer Bedienungsanleitung festzuhalten.

Was stattdessen funktioniert

Die Unternehmen, die den Generationswechsel besser bewältigen als andere, haben eines gemeinsam: Sie warten nicht, bis der Mitarbeiter seine Abschiedsrede hält, sondern bauen systematisch Strukturen auf, die Erfahrungswissen unabhängig von einzelnen Personen machen.

Das beginnt bei der digitalen Dokumentation von Arbeitsabläufen, nicht als einmaliges Projekt, sondern als fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Wenn jede relevante Entscheidung, jede Abweichung vom Standard und jede Problemlösung digital erfasst wird, entsteht über die Zeit eine Wissensbasis, die nicht mit einem einzelnen Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Es geht dabei nicht um bürokratische Formulare, sondern um niedrigschwellige Werkzeuge – mobile Erfassung vor Ort, Fotodokumentation mit Kontextinformation, strukturierte Checklisten, die gleichzeitig als Wissensquelle für den Nächsten dienen.

Der zweite Hebel ist die Vernetzung von Informationen. Erfahrungswissen verliert seinen Wert, wenn es isoliert in den Köpfen einzelner Personen existiert. Wenn aber die Wartungshistorie einer Anlage, die Prüfergebnisse der letzten zehn Jahre und die informellen Notizen des Meisters an einem Ort zusammenfließen und für jeden Berechtigten zugänglich sind, wird aus individuellem Wissen organisationales Wissen. Der neue Techniker muss dann nicht den pensionierten Kollegen anrufen, sondern findet die Information im System.

Und schließlich hilft Echtzeit-Transparenz dabei, die Lernkurve neuer Mitarbeiter zu verkürzen. Wenn ein unerfahrener Techniker sofort sehen kann, welche Arbeiten an einem Anlagenteil bereits durchgeführt wurden, welche Auffälligkeiten dokumentiert sind und welche Entscheidungen in der Vergangenheit getroffen wurden, kann er schneller fundierte Entscheidungen treffen, anstatt bei null anzufangen.

Die Zeit läuft

Die demografische Entwicklung ist keine Prognose mehr, sondern Realität. Die jüngsten Babyboomer sind 2024 in Rente gegangen, und die Abgangswelle wird sich in den kommenden Jahren weiter beschleunigen. Unternehmen, die jetzt keine Strukturen schaffen, um Erfahrungswissen zu sichern und zugänglich zu machen, werden die Konsequenzen nicht in fünf Jahren spüren, sondern bei jedem Turnaround, jeder Störung und jeder kritischen Entscheidung, bei der der erfahrene Kollege fehlt, der früher gewusst hätte, was zu tun ist.

Der Fachkräftemangel lässt sich nicht wegrekrutieren. Aber der Wissensverlust lässt sich aufhalten – wenn man heute damit anfängt.

Quellen: